Quels outils pour piloter et gérer son entreprise au quotidien ? L’exemple Dolibarr

Quels outils pour piloter et gérer son entreprise au quotidien ? L’exemple Dolibarr

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Occitanie

De formation scientifique (Bac+5 en biologie), Olivier Andrade s’est reconverti dans le secteur de l’informatique. Après avoir été salarié pendant quinze ans au sein de différentes sociétés de service, il décide de créer son entreprise, Aplose, en 2011 à Bordeaux. Aujourd’hui installé à Montpellier, au sein du pôle Réalis, il envisage, avec son associée Aurélie Fonta, basée à Bordeaux, une transformation en Scop. Tous deux aspirent ensuite à essaimer l’activité vers d’autres régions, en restant bien ancrés dans l’écosystème du logiciel libre.

Aplose est une société dédiée à la promotion du logiciel libre et de l’open source en entreprise. Son objectif : démocratiser leur utilisation dans les petites et moyennes entreprises. « Nous sommes une petite structure qui a une bonne visibilité et qui travaille sur des logiciels méconnus dans le mode de fonctionnement mais bien connus dans leur utilisation (Linux, Firefox, Libre office…). Tout le monde utilise des logiciels libres sans le savoir. Il faut les faire connaître aux TPE et PME. »
Olivier Andrade est plus particulièrement spécialisé sur le logiciel de gestion (ERP) Dolibarr, un logiciel libre qui propose les mêmes fonctionnalités que les logiciels payants.
Aplose propose également des formations, des études et des accompagnements pour aider les entreprises.
L’ensemble des formations sont dispensées sur un support bureautique libre (Impress). Les plates-formes utilisées sont libres ou open source (Linux, OpenBSD…), tout comme les outils. Aplose est reconnue par Dolibarr comme prefered partner (c’est un label délivré par l’association Dolibarr). Deux entreprises sont labellisées à Montpellier : Aplose et Librethic.

Comment sensibiliser les entreprises à l’intérêt d’utiliser des logiciels libres, comme Dolibarr ?

Il faut démontrer que l’on peut piloter son entreprise au quotidien avec un logiciel libre. Quand je donne une conférence comme à Coventis, je fais un petit sondage dans l’assistance pour savoir comment les entrepreneurs gèrent leurs prospects et leurs clients. Je demande quels sont ceux qui n’utilisent jamais Excel, Word ou Libre Office pour faire leurs devis ou leurs factures. Et souvent il n’y a que moi qui répond positivement.
Or, lorsqu’on utilise un tableur pour gérer son entreprise, cela peut devenir très vite chronophage quand celle-ci commence à se développer. De plus, c’est un outil mono-utilisateur qui génère souvent des conflits quand on partage les fichiers. Ce n’est pas conçu comme une base de données, donc les mises à jour sont difficiles. Et ce n’est plus conforme d’un point de vue fiscal pour la facturation depuis la nouvelle réglementation.
L’idée, avec les logiciels libres, est d’éviter aux entrepreneurs de recourir à des solutions qui peuvent vite se révéler très coûteuses au fur et à mesure que leur entreprise va se développer. Il ne faut pas que l’informatique soit une ligne de coût mais qu’elle permette à l’entreprise d’être plus rentable. Ce que permet par exemple la solution Dolibarr.

Quelles sont les solutions concrètes proposées par l’outil ?

C’est un progiciel de gestion intégrée qui regroupe tous les usages informatiques de l’entreprise sur une seule plate-forme. Le CRM et la partie commerciale bien évidemment : il est possible de gérer des contacts au sein des sociétés, la relation client, les services et les achats ou la gestion des stocks pour le e-commerce. Il respecte même le nouveau Règlement général de protection des données : il y a des codes utilisateurs qui permettent de limiter les accès aux comptes clients.
La production de devis est simplifiée : à partir de la base client je le valide, j’édite mon pdf et je l’envoie par mail. La facture se fait ensuite rapidement : j’ouvre le devis, je valide, je signe et je transforme en facture. Trois clics suffisent. Je peux intégrer le RIB pour que le client paie par virement. Et je peux l’envoyer directement par mail depuis le logiciel, intégrer des liens de paiement comme paypal. Quand on reçoit un paiement on peut le saisir directement et surveiller en direct où en sont tous les règlements.
En prime ce logiciel a intégré un outil de gestion de points de vente qui est conforme à la législation, permettant de transformer un simple PC en caisse.
Le logiciel possède aussi un agenda interne qui se synchronise avec tous les autres agendas, il permet donc d’avoir ses rendez-vous sur son smartphone et de lancer le GPS pour s’y rendre. Et tant de choses encore : gestion de projet, notes de frais…
Enfin, c’est un logiciel client-serveur, qui permet une utilisation multi-utilisateurs si on le place sur un serveur.

Sa prise en mains est-elle difficile ?

Le logiciel fonctionne via un navigateur web, comme la plupart des applications aujourd’hui. L’accès se fait depuis une page de connexion dont on peut modifier l’ergonomie, comme pour l’ensemble du logiciel d’ailleurs, qui est un peu austère au premier abord. Chaque module est extrêmement complet et offre une large capacité de traitement des données.

Quels sont les effets et impacts générés pour les entreprises ?

C’est un outil qui permet des gains de productivité. On n’écrit quasiment rien, le temps dédié à l’administratif est réduit de 20 à 30 fois. Tout est intégré, il y a un seul logiciel à gérer. Dès qu’on est habitué à l’interface cela va vite.
L’intérêt de ce logiciel est sa modularité, car on adapte les fonctionnalités en fonction de l’activité de l’entreprise. Il est possible d’acheter des modules sur le Dolistore pour compléter le logiciel de base. Acheter, parce que ce n’est pas parce qu’un logiciel est libre qu’il est obligatoirement gratuit.

En quoi faites-vous partie de l’écosystème de l’ESS ?

D’abord parce que nous travaillons sur des logiciels libres qui sont fondamentalement communautaires, ils appartiennent à tous. Et ils sont un moyen de réduire la fracture numérique, surtout auprès des dirigeants de TPE qu’on informe et/ou qu’on forme.
Ensuite, parce que nous formons des gens et que la dernière réforme de la formation continue a pour effet de concentrer les acteurs de la formation. Or, nous voulons conserver le métier de formateur indépendant, c’est d’ailleurs une des raisons pour lesquelles je souhaite transformer l’entreprise en coopérative.
En 2013 j’ai créé les formations solidaires, ouvertes aux demandeurs d’emplois. Certains bénéficient d’un financement, d’autres non. Dans ce cadre je propose systématiquement une place gratuite dans mes formations à une personne qui n’a pas droit à un financement.
J’adhère aux principes et valeurs de l’ESS qui sont un bien commun, et dont il faut s’assurer d’être dans une logique d’amélioration continue et de montée en connaissances des acteurs partie prenante de ce secteur.

Enfin, en tant qu’exposant qu’est-ce que vous apporte le Salon Coventis ?

De la visibilité pour notre activité, l’occasion de faire connaître des solutions informatiques éthiques comme Dolibarr, la possibilité de rencontrer des futurs partenaires partageant peu ou prou les mêmes valeurs de solidarité.

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